Die grössten Herausforderungen der Hotel-Eventplanung und wie Sie sie meistern

1. Verfügbarkeiten und Planungskonflikte managen

Event-Buchungen und Zimmerreservierungen zu jonglieren und dabei Planungskonflikte zu vermeiden, ist eine der grössten Herausforderungen im Hotel-Eventmanagement. Und seien wir ehrlich — wenn ein Gast die Location Ihres Hotels bucht, braucht er sehr wahrscheinlich auch eine Übernachtungsmöglichkeit.

Ohne eine nahtlose Verbindung zwischen Ihrer Event-Management-Software und Ihrem Property Management System (PMS) führen Missverständnisse schnell zu Verfügbarkeitskonflikten, Doppelbuchungen und frustrierten Gästen.

Lösung: intelligentere Werkzeuge für die Locationbuchung

Ein modernes PMS mit Event-Management-Funktionen vereinfacht Gruppenreservierungen. So funktioniert es:

• Zimmerkontingente ermöglichen es Hoteliers, einen Zimmerblock für Event-Teilnehmer zu reservieren und so eine nahtlose Unterbringung neben den Locationbuchungen sicherzustellen.
• Die Integration von PMS und Event-Management-Software hilft, Kosten zu überwachen, Zahlungen zu verfolgen und Events im Budget zu halten.

Indem Sie Ihr PMS mit der Event-Software integrieren, behalten Sie die Kontrolle über die Verfügbarkeit von Locations und Zimmern, verhindern Überbuchungen und steigern die Gästezufriedenheit.

2. Überlastung durch Event-Logistik

Event-Logistik kann überwältigend sein — vom Aufstellen der Tische über die Koordination der AV-Technik bis hin zum Management mehrerer Dienstleister. Ein einziges fehlendes Mikrofon, eine verspätete Cateringlieferung oder ein falsch platzierter Sitzplan kann den gesamten Ablauf durcheinanderbringen und Mitarbeitende wie Organisatoren in Hektik versetzen.

Lösung: Banquet Event Orders (BEO) für eine fehlerfreie Koordination

Ein Banquet Event Order (BEO) dient als zentrale Drehscheibe für alle Event-Details und sorgt dafür, dass jede Abteilung — vom Catering bis zum Housekeeping — genau weiss, was wann zu tun ist. Bewährte Praktiken für Hotel-Eventkoordinatoren sind:

• BEOs nutzen, um Event-Zeitpläne, Aufbauanweisungen und Gästepräferenzen zu dokumentieren.
• Echtzeit-Zugriff auf BEOs für alle relevanten Hotelabteilungen sicherstellen.
• Aktualisierungen automatisieren, sodass kurzfristige Änderungen sofort in allen Teams sichtbar sind.

Erfahren Sie mehr über Banquet Event Orders und wie Sie sie einsetzen.

3. Entgangene Umsätze aus Eventflächen

Ihre Eventflächen sind gebucht — aber bringen sie auch das maximale Umsatzpotenzial ein? Eine Studie des Hotel Business Review hat gezeigt, dass Hotels, die Upselling-Strategien einsetzen, ihre Event-Umsätze um bis zu 20 % steigern können. Dennoch schöpfen viele Hotels das Umsatzpotenzial ihrer Eventflächen nicht aus.

Lösung: verborgene Umsatzchancen heben

Ein gut geplantes Event ist eine Chance, den Umsatz zu steigern. So gelingt es:

• Upselling von Event-Services — Hotels, die Catering, AV-Technik, Dekoration und VIP-Pakete anbieten, steigern die Ausgaben pro Event im Schnitt um 15 %.
• Gästepakete rund um das Event bewerben — Zimmer-Upgrades, Spa-Behandlungen und Gastronomie-Erlebnisse zu fördern, kann zusätzliche Umsätze generieren; einige Hotels verzeichnen einen Anstieg des RevPAG um 10 bis 15 % (Revenue per Available Guest).
• Auf Corporate-Bedürfnisse eingehen — Hybride Arbeitsräume, technologisch ausgestattete Meeting-Setups und flexible Event-Optionen ziehen Geschäftskunden an — ein Segment, das 25 % des gesamten Hotelumsatzes ausmacht.

4. Marketing- und Vertriebsprobleme

Selbst die beeindruckendste Eventfläche wird keine Buchungen anziehen, wenn niemand davon weiss. Viele Hotels setzen auf Mund-zu-Mund-Propaganda statt auf eine starke digitale Marketingstrategie — und verlieren so wertvolle Buchungen!

Lösung: intelligentere Event-Marketingstrategien

Ein gezielter digitaler Marketingansatz kann unterbuchte Locations in stark nachgefragte Eventflächen verwandeln. So gehen Sie vor:

1. Sichtbarkeit mit Channel-Manager-Integration maximieren

OTAs sind hervorragend für die Sichtbarkeit des Hauses — selbst wenn Gäste zunächst nur Ihre Zimmer buchen. Sie erhöhen Buchungen und gewinnen mehr Reisende, indem Sie Ihr Hotel mit einem Channel Manager auf den wichtigsten Buchungskanälen listen. Wenn Sie ein hervorragendes Gästeerlebnis liefern, werden diese Gäste Ihre Location wahrscheinlich auch für zukünftige Events in Betracht ziehen.

2. Die richtige Zielgruppe mit bezahlten Anzeigen ansprechen

Schalten Sie geografisch gezielte Google- und Social-Media-Anzeigen, um Eventplaner, Corporate-Organisatoren und Hochzeitskoordinatoren in Ihrer Region zu erreichen. Nutzen Sie dynamisches Retargeting, um präsent zu bleiben.

3. Ihre Website in eine Event-Vertriebsmaschine verwandeln

Ergänzen Sie eine eventspezifische Buchungs-Engine oder ein Anfrageformular mit klaren Preisen, Verfügbarkeiten und Sofort-Angeboten. Zeigen Sie virtuelle Touren und Erfolgsgeschichten vergangener Events.

4. Event-Pakete mit Mehrwert anbieten

Bündeln Sie Locationmiete mit Catering, AV-Technik und Übernachtungen zu nahtlosen Event-Erlebnissen. Bewerben Sie zeitlich begrenzte Angebote in der Nebensaison, um die Nachfrage anzukurbeln.

5. Eigene Signature-Events veranstalten

Positionieren Sie Ihre Location als Top-Destination, indem Sie Networking-Mixer, Branchen-Meetups oder exklusive Gastronomie-Erlebnisse organisieren. Solche Events erzeugen Aufmerksamkeit und organische Inhalte durch die Teilnehmenden.

6. User-Generated Content und Bewertungen fördern

Bitten Sie frühere Event-Organisatoren, Fotos und Erfahrungsberichte in den sozialen Medien zu teilen. Heben Sie diese auf Ihrer Website und im Google-Business-Profil hervor, um Vertrauen und Glaubwürdigkeit aufzubauen.

5. Personalmangel und überlastete Teams

Hotels kämpfen mit anhaltendem Personalmangel, was es schwierig macht, Events zu managen, ohne Teams zu überlasten. Wenn nicht genügend Hände an Bord sind, können Aufbauverzögerungen, Service-Engpässe und Missverständnisse zwischen Abteilungen ein gut geplantes Event schnell in einen logistischen Albtraum verwandeln.

Lösung: Workflows automatisieren

Mit kleineren Teams ist Automatisierung der Schlüssel, um Events reibungslos durchzuführen, ohne das Personal zu überfordern. Die richtige Kombination aus Event-Management und PMS hilft, Abläufe zu straffen, sodass selbst ein kleines Team Events effizient umsetzen kann. Durch die Automatisierung von Locationbuchungen, Aufgabenverteilungen und Echtzeit-Aktualisierungen können sich Mitarbeitende auf die Bereitstellung aussergewöhnlicher Erlebnisse konzentrieren, statt Informationen hinterherzujagen.

• Automatisierte Aufgabenzuweisung — Stellt sicher, dass Aufbau-, Catering- und AV-Teams genau wissen, was wann zu tun ist — und beseitigt Verwirrung.
• Zentralisierte Event-Details — Bewahren Sie BEOs, Zeitpläne und Gästelisten an einem Ort auf und reduzieren Sie das Hin und Her zwischen Abteilungen.
• Self-Service-Buchungsportale — Lassen Sie Kunden Pakete selbst auswählen und Präferenzen eigenständig verwalten, um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.
• Integrierte Kommunikationstools — Mobile Updates, Checklisten und automatisierte Benachrichtigungen halten Teams synchron — auch bei reduzierter Belegschaft.
• Flexible Zahlungsoptionen — Eine virtuelle Geldbörse ermöglicht es Ihnen, Anzahlungen vor dem Event einzuziehen, sicher in Ihrem PMS zu speichern und nach Bedarf zuzuweisen.

Ein Beitrag von RoomRaccoon

RoomRaccoon ist das All-in-One-Hotelmanagementsystem der Wahl für unabhängige Hoteliers, die Abläufe straffen, Umsätze maximieren und das Gästeerlebnis aufwerten wollen. Aber grossartiges Hotelmanagement endet nicht bei den Zimmern — es erstreckt sich auch auf Events.

Deshalb haben sich Pxier und RoomRaccoon zusammengetan, um Hoteliers eine integrierte Lösung zu bieten, die das Management von Eventflächen vereinfacht und mehr Buchungen generiert. Von nahtlosen Locationreservierungen bis zur mühelosen Zahlungsabwicklung sorgt unsere Partnerschaft dafür, dass das Management von Events genauso reibungslos läuft wie der Betrieb Ihrer Zimmer.

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